informations générales
Bouches-du-Rhône
CDD
Le Bureau des Affaires Académiques est à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Direction expérimenté (e) très organisé(e), pour apporter un soutien complet au Doyen. Ce poste joue un rôle essentiel dans le maintien de l'efficacité du Bureau des Affaires Académiques en coordonnant et en exécutant un large éventail de tâches administratives. Le/la candidat (e) retenu (e) sera une personne autonome, discrète et proactive, dotée d'excellentes capacités de communication en français et en anglais.
Responsabilités clés:
- Gestion de Projet: Prendre en charge divers projets, de la conception à l'achèvement, en veillant à ce qu'ils soient conformes aux objectifs et aux délais du bureau.
- Compétence Linguistique: compétence en français et en anglais pour faciliter la communication interne et externe. Traduction de document et correspondance bilingue,
- Services aux clients VIP: Fournir un service clientèle exceptionnel aux invités de marque, en veillant à ce que leurs besoins soient satisfaits lors de leurs visites au Bureau des affaires académiques. Il s'agit notamment de la logistique, de préparer le matériel de réunion et d'agir en tant que point de contact.
- Discrétion et confidentialité: traiter les informations sensibles et confidentielles avec la plus grande discrétion et maintenir la confidentialité à tout moment.
- Communication: Rédiger, relire et éditer des documents, des rapports et des courriels dans les deux langues afin d'assurer une communication claire et efficace. Répondre aux demandes de renseignements au nom du Doyen.
- Gestion du calendrier: Maintenir et gérer l'emploi du temps du Doyen, y compris l'organisation des rendez-vous, des réunions et des voyages. Veiller à ce que le Doyen soit bien préparé pour tous ses engagements.
- Soutien administrative: Effectuer un large éventail de tâches administratives, telles que la gestion des dossiers, la saisie des données et l'organisation du bureau, afin d'améliorer l'efficacité de ce dernier.
- Coordination du bureau: Aider à la coordination des opérations de bureau, y compris la commande de fournitures, l'entretien de l'équipement de bureau et la supervision de l'organisation générale du bureau.
- Soutien aux réunions: Préparer les ordres du jour des réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des mesures à prendre pour veiller à ce que les priorités du Doyen soient mises en œuvre.
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- Gestion de Projet: Prendre en charge divers projets, de la conception à l'achèvement, en veillant à ce qu'ils soient conformes aux objectifs et aux délais du bureau.
- Compétence Linguistique: compétence en français et en anglais pour faciliter la communication interne et externe. Traduction de document et correspondance bilingue,
- Services aux clients VIP: Fournir un service clientèle exceptionnel aux invités de marque, en veillant à ce que leurs besoins soient satisfaits lors de leurs visites au Bureau des affaires académiques. Il s'agit notamment de la logistique, de préparer le matériel de réunion et d'agir en tant que point de contact.
- Discrétion et confidentialité: traiter les informations sensibles et confidentielles avec la plus grande discrétion et maintenir la confidentialité à tout moment.
- Communication: Rédiger, relire et éditer des documents, des rapports et des courriels dans les deux langues afin d'assurer une communication claire et efficace. Répondre aux demandes de renseignements au nom du Doyen.
- Gestion du calendrier: Maintenir et gérer l'emploi du temps du Doyen, y compris l'organisation des rendez-vous, des réunions et des voyages. Veiller à ce que le Doyen soit bien préparé pour tous ses engagements.
- Soutien administrative: Effectuer un large éventail de tâches administratives, telles que la gestion des dossiers, la saisie des données et l'organisation du bureau, afin d'améliorer l'efficacité de ce dernier.
- Coordination du bureau: Aider à la coordination des opérations de bureau, y compris la commande de fournitures, l'entretien de l'équipement de bureau et la supervision de l'organisation générale du bureau.
- Soutien aux réunions: Préparer les ordres du jour des réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des mesures à prendre pour veiller à ce que les priorités du Doyen soient mises en œuvre.
